Sala konferencyjna jest miejscem różnych ważnych spotkań, imprez z wielu dziedzin, branż. Spotkają się tutaj naukowcy, handlowcy, uczestnicy szkoleń, miłośnicy gier fantasy, dziennikarze z przedstawicielami klubu i sportowcami albo organizatorami przedsięwzięć sportowych (np. wyścigu kolarskiego czy mityngu lekkoatletycznego).
Wszystkie te konferencje, szkolenia, spotkania, targi, sympozja muszą mieć odpowiednią oprawę. Źle świadczy o organizatorze, jeśli przyjmuje gości w obskurnej sali, gdzie panuje niemiły zapach, jest duszno, fotele się rozpadają, nie ma równych blatów, biurek, sprzętu multimedialnego ani klimatyzacji czy rolet w oknach chroniących przed ostrym słońcem.
Sala konferencyjna musi spełniać określone wymogi i ułatwiać, a nie utrudniać pracę. Projektory, rzutniki, dostęp do szybkiego internetu (najlepiej w postaci hot spota, czyli niezabezpieczonego, wolnego sygnału dostępnego dla każdego), klimatyzacja, przestronność, dobre oświetlenie i nagłośnienie, zasłony - to wyznaczniki odpowiednio przygotowanego pomieszczenia gotowego przyjąć wielu gości z różnych branż.
Tylko w takich lokalach chcemy przyjmować przybyłych uczestników szkolenia, konferencji czy zebrania, ponieważ dążymy do tego, aby wywrzeć na nich dobre wrażenie, które będzie skutkować pozytywną opinią w środowisku zawodowym, w prasie.
Jeśli więc nie chcemy zawieść ani siebie ani gości, powinniśmy postawić na wynajem sal konferencyjnych jedynie od sprawdzonych i wiarygodnych partnerów.